Est-ce qu’il s’imprime davantage de papier qu’avant? La demande mondiale de papier et de carton augmente en moyenne de 2,2 % jusqu’en 2015 d’après Planestoscope.
Est-ce que c’est une bonne idée d’aller vers le bureau sans papier? Oui, d’après plusieurs entreprises qui ont fait le virage. La raison la plus fréquente est la recherche de documents qui est simplifiée. Cela amène donc des économies de coûts autant pour le temps que pour le matériel utilisé pour produire les documents.
Pour réduire le papier, il faut miser sur 3 axes.
Le premier axe est celui concernant les outils. Bon nombre d’entreprises que j’ai pu rencontrer vivaient des défis avec leur numériseur. Il est évident que si ça prend davantage de temps de tout numériser et que c’est complexe, les gens ne changeront pas. Une secrétaire me disait aussi qu’elle devait brocher les reçus avec les factures et qu’elle ne pouvait pas aller vers le sans papier. Lorsqu’elle a découvert comment on pouvait facilement joindre deux PDF avec Adobe Acrobat, elle a adoré le processus.
Le deuxième axe est celui qui touche l’accès aux documents. Le bureau sans papier doit permettre d’avoir accès aux documents de partout et de toutes les plates-formes. On partage en mode sélectif si on le désire, mais on doit avoir accès de partout. De nombreuses applications permettent cela. Je préfère Google Drive, car tous les documents sont annexés avec l’OCR ( la recherche de caractère optique ). Un bon classement aussi est de mise.
Le troisième axe est celui qui a trait aux habitudes. Il est probablement le plus difficile à régler. Il faut comprendre que les gens changent positivement en général pour deux raisons: il faut que ça soit simple et que des gains tangibles soient présents. Votre processus doit être alors très simple et amener des avantages. Je démontre souvent aux gens la manière dont il faut ouvrir leur serveur d’entreprise avec leur téléphone, celle de prendre une photo du reçu de restaurant par exemple, d’aller tout de suite placer celle-ci au bon endroit et la partager avec les bonnes personnes. Ils peuvent dès lors jeter leurs reçus et personne ne devra courir après eux pour des reçus non ramenés. Terminé, le temps de rapporter des piles de reçus à la fin du mois!
Un bureau sans papier permet une quantité d’avantages tant au niveau du temps de recherche, des coûts et du télétravail qu’il est sans aucun doute un passage forcé pour une entreprise qui veut se moderniser. Il procure indéniablement un avantage concurrentiel pour une entreprise…
